ホームページ作成とアップロード/グループウェアとWeb
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概要
グループウェアとWeb
ワード,エクセル,PDF などの文書、あるいは資料を容易にWebページとすることができます。
まず一番簡単な方法はそれらのファイルを前章で習ったFTPなどによって、Webサーバにアップロードすることです。URLとしては、.htmlという拡張子の代わりに .doc とか .xls とか .pdf などのついたファイル名にします。このようなURLで指定すればブラウザーでそれらの文書や資料を誰でも読むことができることになります。
しかし次のような問題もあります。
閲覧しようとする人のパソコンにMSword や Excel や Acrobat などがインストールされていないと読めません。これを避けるためには、MswordとExcelの場合、File メニューの中の 「Web page で preview」 あるいはそれに類するメニューを指定するとブラウザーが立ち上がり、ワードないしExcel のファイルがhtml形式で表示されます。そのときブラウザのメニューで View, Source を選ぶとhtml化されたファイルが別に表示されます。それをどこかに保存して、そののちにしかるべきWebサーバーにhtmlファイルとしてアップロードすればいいのです。
またGoogle document ではMSword や Excel （あるいはそれらをPDF化、またはhtml化したもの）などのファイルをGoogle のWebサーバに記憶し、それらをインターネット上に公開することができます。もっと進んでそれらを許可された人々が編集することもできるのです。
グループでのデータ共有とWeb
会社などの組織の中では上で挙げたような種々の形式のファイルが存在し、作成され、共同で利用されます。まず社員のお互いの連絡のためにメールはよく使われるでしょう。またワードのファイルやExcelのファイルもメールに添付されたりして共同で利用されるでしょう。また日程表のやり取りも社員間で必要です。
このような情報を個々にメールでやりとりするのは、混乱のもとになります。
その点情報を基本的にはWeb形式にしてしまう、というのは良い方法です。例えば日程表は個々の社員が自分の携帯電話へ入れておいたりしても、みな形式が違うので会社としての共通のスケジュールを皆で管理するのには不向きです。また最近はパソコンだけでなく種々の携帯端末も出ているのでファイルの互換性が問題になります。
その点、日程表等の情報をWeb形式にしておけば、殆どの情報端末で見たり書き入れたりすることができます。
情報を共同で管理する、ということは仕事の連携も合理的にできるということです。このような組織内連携のための情報システムを「グループウェア」といいます。
グループウェアは組織の活動に重要なものですが、上で述べたようにWebを中心にしたシステムが主になっています。
また近年はWebサーバを社内に持つのでなく、クラウドと呼ぶ、専門業者によって集中されたサーバ群を使うようになってきました。
サーバが自社の所有にこだわらないと同時に、ソフトやシステムも自社のものにこだわらなくなってきました。例えば、
- スケジュールはgoogle のcalendar を使う。
- ワードやExcelもgoogle のdocumentsを使う。
- メールはgoogle のgmail を使う。このときドメイン名を自分の会社のものにし、gmailだと分からないようにできる。
- 社内の、あるいは社外向けのWeb文書は作成、保管をgoogle sites というシステムを使う。簡単に作成でき、検索も容易。またブログも仕事で活用できます。社内、あるいは社外への公開を前提にした掲示板のようなものを作るとき時、blog はワード文書より便利です。その場合、google blogger などを使うといいでしょう。
